★机密
XXXX工程建设集团有限公司
文件与档案管理制度
第一章 总 则第一条 目的：
为规范公司文件与档案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各项工作的及时利用，特制订本制度。
第二条 原则：
公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。公司综合管理部是公司文件与档案的主管部门。
第二章 文件管理第三条 本制度所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。
第四条 公司本部的文件管理部门为综合管理部，凡涉及公司的文件均需由综合管理部统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的综合管理部，分公司无权直接对北方集团公司以外行文。
第五条 公司发文（包括以公司名义发文，以部门名义发文）：
第六条 文号管理：各部门发文必须先向综合管理部申请发文文号，发文文号规范如下：
- 以公司名义发文：北集字[ 年] 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；
- 以综合管理部名义发文：北集综字[ 年] 号，此文号用于涉及综合管理部业务的发文；
- 以人力资源部名义发文：北集人字[ 年] 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；
- 以财务部名义发文：北集财字[ 年] 号，此文号用于涉及财务部业务的发文；
- 以设备管理部名义发文：北集设字[ 年] 号，此文号用于涉及设备管理部业务的发文；
- 以经营管理部名义发文：北集经字[ 年] 号，此文号用于涉及经营管理部业务的发文；
- 以技术质量部名义发文： 北集技字[ 年] 号，此文号用于涉及技术质量部业务的发文；
- 以采购部名义发文：北集采字[ 年] 号，此文号用于涉及采购部业务的发文；
- 公司文号顺序以年为单位从01号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。
- 各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。
第七条 发文种类：
- 请示：请上级指示和批准。
- 报告：向上级机关汇报工作，反映情况。
- 指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
- 批复：答复请示事项。
- 通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。
- 决定：对某些问题或者重大行动作出安排。
- 函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。
- 会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。
第八条 发文格式（采用A4号纸，横排）：
- 文件抬头： XXXX工程建设集团有限公司公司文件，红字。
- 文号：加黑宋体小四号字。
- 主送单位及标题：加黑宋体四号字。
- 正文：仿宋小四号字，1倍半行距。
- 单位印章：红色公司章。
- 日期：加黑宋体四号字，用大写。
- 抄报、抄送、存档：宋体四号字。
- 第九条 草拟公文应注意以下事项：
- 内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
- 反映情况要客观，实事求是。
- 文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
- 人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第十条 发文程序：
- 发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到综合管理部申请文号，并填写发文登表。
- 各部门发文前，首先由部门负责人及主管副总审核，后交需会签的部门，由会签部门负责人签字确认后，交总经理审批。
- 总经理审批后，由综合管理部负责盖章及形成正式文件下发。
第十一条 文件发送与签收程序：
- 公司本部采用书面签收发式，综合管理部直接将文件交各部门负责人，由部门负责人在文件发文单上签收。
- 对公司在外分支机构的文件，以传真方式递送，各机构在文件发文单中签收。
第十二条 发文的判行权限：
- 以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。
- 加盖公司章的发文：应送呈总经理判行。
- 若因紧急事务，总经理不在的情况下，可由公司主管行政的副总经理代为判行，但须经总经理补签。
- 以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门负责人判行。
第十三条 传真发文管理：公司传真由相关部门负责，公司所有传真必须登记，未登记的传真，相关部门有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。
第十四条 公司收文由综合管理部负责，发往公司的各类文件均由综合管理部进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与综合管理部，由综合管理部登记。
- 公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。综合管理部文员将公文登记后，根据公文内容向各部门及有关领导分发。若文员不能判明，由综合管理部部长决定。文员须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，文员要立刻办理文件存档手续。
- 信函处理：指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书查封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回综合管理部依公文处理；指名部门部长以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回综合管理部依公文办理。
收文处理要点：
- 遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，综合管理部应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。
- 为利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。
文件处理期限：
- 综合管理部文员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员；
- 急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则；
- 一般文件由部门部长指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则；
- 来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；
- 计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限；
- 文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日；
- 签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。
第十五条 综合管理部负责管理公司的全部档案。各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。公司档案原则上均交由综合管理部负责保管。文件处理完成后，原稿由综合管理部归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合管理部同意后妥为保存且以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交综合管理部保存。
第十六条 归档文件的建立：
- 各项目部由专人负责工程技术档案、征地拆迁协议、分承包合同、声像、照片等的立卷归档，并且按时移交档案室，不得由个人掌管；
- 设备管理部设专人负责各种机械设备完整档案（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建立，并按期移交档案室；
- 财务部负责整理规定会计档案保管期限、编制凭证、财务报告页码，按期移交档案室；
- 文书档案、文书材料由综合管理部整理立卷，定期归档。
- 人事档案由人力资源部整理立卷，定期归档。
第十七条 归档文件的检查：
- 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
- 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
- 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
- 永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
- 十年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存十年的文书。
- 五年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存五年的文书。
- 一年保存：无长期保存必要者。
- 须销毁的文件须经综合管理部部长批准，并派专人监销。
- 第十八条 档案文件的调用：
- 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门负责人批准后由综合管理部档案管理员调阅；
- 档案管理员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催；
- 于档案室当场借阅者，可免填“调卷单”；
- 档案归还时，经秘书核查无误并于"调卷单"填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹，“调卷单”由管档人员留存备查；
- 档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理；
- 调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损；
- 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自收受；
- 调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理、综合管理部部长同意。
- 公司重要档案须经总经理批准后方可调卷。
第十九条 声像档案管理：
- 声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成；
- 声像档案是本公司档案的组成部分，由综合管理部集中统一管理；
- 声像档案种类：
- 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
- 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
- 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；
- 涉及本公司权益的声像资料；
- 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料；
- 其它具有保存价值的声像资料。
第二十条 电子文档管理：
公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司综合管理部秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。
第四章 附 则第二十一条 本制度由综合管理部负责解释。
第二十二条 综合管理部负责本制度的修改。
第二十三条 本制度经总经理批准后生效，自公布之日起实施。
注:该制度摘自水木知行管理咨询公司客户案例，经处理和删改。
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