首先，您必须通过扫描仪将这些打印输出或文档扫描到计算机上。大多数公司都有扫描仪。如果你没有，也没关系。你可以用数码相机拍照，然后放进WORD里。但是在此之前，你必须安装WORD附带的组件，03和07就可以了。单击“开始”-“程序”-“控制面板”-“添加/删除程序”，然后找到“办公室”-“修改”以找到“Microsoft Office文档图像”组件。单击“Microsoft Office文档图像编写器”在此计算机上运行，然后安装它。
首先安装扫描仪，然后从开始菜单启动“微软办公/微软办公工具/微软办公文档扫描”开始扫描。
提示：Office2003在默认安装中没有此组件。如果您第一次使用此功能，可能会要求您插入Office 2003的光盘进行安装。
因为是文字扫描，所以我们通常会选择“黑白模式”，点击“扫描”，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。还应设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描后，图片将自动转移到Office 2003的另一个组件“Microsoft Office文档图像”。
单击工具栏中的“使用光学字符识别识别文本”按钮，您将开始识别刚刚扫描的文件。按下“将文本发送到单词”按钮，将识别的文本转换为单词。如果想获取部分文字，只需用鼠标框选择所需文字，然后点击鼠标右键，选择“将文字发送到Word”即可将所选区域的文字发送到Word。