在SAP里，文档(Document)的含义是源文件和SAPDIR(DocumentInformationRecords)的集合。源文件(Originals)可以是外部的载体、NC程序、合同文件、计算机产生的其他文件如CAD、DOC等，可以进入SAP的KPRO(knowledgeprovide),相当于一个很好的文件服务器，但是它是按照区域去管理的，不是文件夹的方式。SAPDIR就是文档的主关键字，可以将DIR联接到SAP的其它对象上，如物料、设备等。左图为SAPPLM的文档管理的界面。实际上，SAPDIR就是PDM通常意义上的文档的元数据(Metadata)。一些其他的PDM系统通常将DIR称作文档，而将Originals称为file。
文档类型的管理：
在SAP中用文档类型(documenttype)来实现。文档类型一般用来区分不同特征或者数据组织方式(文件格式)的不同文档。它可以控制文档和相应的应用程序进行关联，同时它可以通过状态网络控制处理过程的流动。文档类型一般控制在3个字符，在下面的表格中，我们可以看到一般会存在的文档类型可以是DRW、L11等，每3个字符代表的意思是不一样的，这些还可以进行客户化的定制。
Documents Document Type Document part Version
DOC-01-AA DRW 000 01
DOC-01-AA DRW 000 02
DOC-02 L11 000 00
文档类型还对以下方面进行控制。包括可以控制文档编号的生成规则、版本的管理、文档描述字段的选择、文档状态的控制、文档存储位置的控制以及是否通过ALE分发文档等。在SAP的标准系统里，已经存在一些文档类型。包括Printlist(D01)、Batchrecord(EBR)、Qualityagreement(Q01)、Technicaldeliveryconditions(Q02)，还可以根据需求定义一些文档的类型。
文档的状态管理：
从下面的图形中可以看出，SAP对文档的状态可以进行详细的管理，对每次状态的改变都有日志记录(包括修改者、日期、时间等)，下图的状态网络中可以看出流程的先后关系，它还可以和工作流相关联。
文档的查询。
如果忘记了文档的主关键字或者只是记得主关键字的一部分，可以使用查询来找到需要的文档。可以从一些数据或与该文档相关的数据处入手去查询。包括文档关键字DIR的相关数据、文档分类的一些属性值、和文档有连接关系的对象的关键数据、从长/段文档中的文本元素、文档层级结构中某文档的关键数据、签名数据等。根据掌握的数据不同，搜索的方式也是不同的。下表就是一般情况下的处理方式。
如果知道如下信息 搜索入口
文档关键字DIR的相关数据 文档分类的一些属性值 和文档有连接关系的对象的关键数据 文档描述的具体内容 文档搜寻功能
在PLM部分可以得到的连接对象关键数据 产品结构浏览器
与目的文档的层次有关系的文档关键数据 文档结构浏览
文档的浏览：
SAP支持常见格式文件的浏览，包括OFFICE文件、BMP、DWG以及相当多格式的三维软件图形，对三维图形来说，SAP在系统里集成了EAI浏览器，它将三维图形转化为EAI的JT格式来处理。对三维图形也支持如：平移、旋转、红线批注、长度测量、角度测量等功能。下面的图形为文档的所有相关属性的显示界面以及对三维图形的浏览及批注功能界面。
SAP的红线批注在系统里以层单独存储。
文档权限的设置：
在SAP中可以将所有的用户归纳入相应的角色或工作组中，对不同的工作组和角色授予相应的权限，这样该用户就具备了相应的权限，如下表所示。
对象 工作组 角色 读 写 删 改 拷 权限控制类别
车身设计室 设计管理员 兴奋的板凳 设计
车身设计室 设计员 Y N N N Y 设计
情报资料室 标准审定员 Y Y N N N 提交
… …
文档与SAP其他对象的连接：
可以连接文档到SAP的任意其它对象(例如，物料，客户)，这样在不同的处理过程中可以获得详细的相关数据。在标准的SAP系统中，文档连接对所有的SAP对象都是支持的。下面的图形中显示了在标准的SAP系统中，可以和文档建立连接的对象类型。
文档有效期的设定：
在SAP文档管理中，文档的描述中就有采用日期和报废日期的设置，只需要填写相应的日期就可以了。文档有效期还可以和工程变更管理进行联系，可以通过变更号来控制文档在生效日期的时候开始生效。
文档编号的实现：
文档编号是文档主关键字的主要部分，编号可以是由内部产生/外部输入/混合产生。内部产生的编号是根据一定的规则来实现的，内部编号规则可以由分类管理系统(Classification)控制，关于这部分另外专文撰述。在文档编号时，分类管理功能能够实现对文档的其他超出编号的属性的管理。外部输入一般适用于对编号要求不高的情况下，由操作人员随意输入号码。混合编号就是综合以上两种方法，可以是一部分由系统产生，再由设计人员补充输入一部分。