文书工作与档案管理的关系
摘要：在日常工作中,虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性,但由于文书是档案的前身和源泉,档案是文书的归宿,两者密不可分。文书工作不仅直接影响公文的质量,也直接关系到档案的质量,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。
关键词：文书工作；档案管理；分析
一、引言
（一）研究背景
文书工作与档案工作是紧密联系的两个不同环节。文书工作的好坏直接影响着档案工作。因此，如何处理好两者的关系，是做好档案工作的重要问题。
（二）文书档案管理的特点
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来，并分门别类地存放在挡案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与文书档案直接产生联系的主要是文书工作
文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础;档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3.文书档案内容丰富，载体多样
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以，及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书工作与档案管理的关系
（一）文书工作是档案工作的基础
文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展。档案是由形成文件材料办理完毕转化而来的,文书工作为档案工作提供了大量的物质基础———文件材料。文件材料大都出自文书工作者之手,要经过文书工作者审稿,它是文书档案的主要来源。文件材料是档案的前身,文书工作状况如何,不仅直接影响了其自身的质量和机关的日常工作,而且也影响日后转化为档案的质量和国家档案事业的建设。档案来源于文书,是由文件材料转化而来的,文稿的撰写必须符合党的路线、方针、政策;内容要切合实际情况,观点明确、立据可靠、逻辑严密、言简意赅、文理通顺,文件的制发要考虑齐全。保证质量和齐全,为档案的完整性和系统性打下良好的基础。同时立卷归档工作是文书工作中重要的内容之一,它是做好档案工作的前提条件。如果没有健全的立卷归档制度,组成的案卷是难以保证质量的。文书立卷工作开展的如何将直接影响档案工作的成效,直接影响档案内在质量,其具体表现为:
1.文件立卷归档范围不明确,在立卷时只注意收集账内的文件材料,不收集账外(未经收文登记)文件材料,而账外文件往往也反映一个机关的重要活动。机关档案来自文书,文书立卷归档,既是文书处理工作的终结,又是档案室开展档案工作的开端,文书工作与档案工作相辅相成,相互制约,相互促进,搞好文书立卷工作不仅是搞好本部门工作,提高工作效率的重要条件,而且也是开展档案工作的基础。
2.文件是经过文书部门处理的。文书部门最了解本部门文件运行的情况及文件在承办过程中相互之间有机联系,能准确把握每份文件在实际工作中的效用和保存价值,因而把握案卷的质量,提高案卷的工作效率,这不但对档案工作的开展具有很大作用,而且也利于提高档案的内在质量。
3.文书部门集中立卷可以有效地防止文件的散失,有利于保证文件的齐全。文书部门将承办完毕的文件随时整理立卷,可以使文件的保存有条不紊,并能在立卷的过程中及时发现存在的问题,采取补救措施,这样有利于保证归档材料的完整性、准确性。所以文书部门立卷工作是档案工作的基础,它将决定档案的质量。
（二）文书工作的质量直接影响着档案工作的质量
1.档案的利用检验作用。档案的利用,是档案工作的最终目的,也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书,又为文书服务,档案利用的主导作用,体现在利用工作对基础工作促进和完善方面。而利用效果的大小,取决于文书工作做得如何,假如文件手续不全、缺日期、少单位就会给利用者带来困难,就很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张材料质量易老化,耐破度、耐折度、耐撕度小、易破损、易老化用档不注意耐久性,就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以通过档案的利用,可以发现文件工作中的问题,如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见,档案提供利用,即依赖于文书工作,又是检验文书工作的标准。
2.保存利用。文书工作的成果最终通过档案工作得以保存下来,所以文书工作看起来是默默无闻的工作,但在某种意义上又是“永恒”的工作。不少专业成果在很短时间内就失去了它的作用和价值,而文书工作的成果———一些有查考和利用价值的文件都可能作为档案永久保存。
3.服务作用。档案作为文书的精华,具有原始性、信息性、知识性和价值性。这就决定了档案的服务作用。而这种服务作用最大量、最直接的体现在形成档案的文书部门。档案工作要达到为人所知,档案要充分发挥作用,提高服务质量,在开展提供利用工作中,应做好宣传工作,使利用者正确认识档案和档案工作在现代化建设中的意义,积极为利用者提供档案材料,解答利用者提出的各种问题,更有效地发挥档案的作用。
4.指导作用。立书立卷是文书处理工作的最后环节,也是文书工作与档案工作的结合部。文书工作的有关立卷、归档等环节都必须符合档案管理工作的需要,如文书必须登记齐全以保证档案的完整性,文书立卷归档工作必须遵守档案管理的有关规定,并接受档案部门的指导。在档案归档范围上,不是将所有的文件都立卷保存,为了不使具有保存价值的文件遗漏散失,影响档案的齐全完整,又不要片纸只字俱留,造成档案的庞杂臃肿、玉石不分,影响日后档案的整理、鉴定、保管和利用,文件概不归档不对,“有文必档”也是不必要的。档案范围过宽和过严,都将影响档案的质量。在归档分类上,要便于档案的检索和利用,在案卷质量上,也要符合档案工作的要求。总之,档案工作有关规定对文书工作来说起着导向作用。
5.监督作用。档案工作的监督作用体现在档案部门对文书部门归档文件的检查验收上,按照归档要求,对不符合要求的归档文件,档案部门可以拒收。档案工作还体现在机关工作的凭稽,“千年的档案会说话”,文书部门制发文件引用资料的真实性、可靠性、准确性将无一不受到档案部门所藏档案材料的监督。
三、促进文书工作和档案管理共同发展的对策
在实际工作中，正确处理文书工作和档案工作的关系，至今仍未被一些从事文书处理工作和档案工作的同志所重视。首先表现在文书处理工作部门往往只从本业务部门或个人分工与文书工作的方便出发，既不严格按照党和国家的规定，保证制成文件材料的质量，又忽视了对公务文书的处理，平时不注意文件的分类归档。每年在立卷归档这一重要环节，出现了文书处理工作与档案工作脱钩的现象，给档案工作带来了很多不利影响。其次，档案部门从事档案业务指导的一些同志不懂得文书处理工作业务知识，对文书处理工作难以进行科学合理的指导：一是个别档案部门没有严格按照文书处理工作规定要求操作；二是由于缺乏文书处理工作知识，不能协助文书处理部门健全制度，指导文书处理工作部门切实搞好立卷归档工作；三是一些同志既缺乏文书处理业务知识，又缺乏档案业务知识，在指导档案工作中，以其昏昏，使人昭昭，在实际操作中无法具体指导文书处理工作和文书立卷工作。笔者认为，要正确处理好文书工作和档案工作之间的关系，必须做好以下工作：
（一）档案部门应加强对文书处理工作的业务指导
拓宽档案部门对文书的业务指导范围，建立新型的文档工作关系。档案专业主管部门在重点抓好档案业务指导的同时，还必须注意对党政机关、企事业单位文书处理工作的业务指导。具体做到“四抓”：一是抓好宣传教育工作。要积极宣传、贯彻、执行中共中央、国务院和各省市关于搞好文书处理工作的有关规定，大力推行文书处理工作规范化、制度化和标准化，实现文件制作规范化、文件处理规范化、文书立卷规范化；二是抓好制度建设。要协助文书处理部门建立健全文件材料收集制度、分类归卷制度、案卷归档制度等，这既是提高档案质量的关键，又是档案部门指导工作的一个重要方面；三是抓好业务培训工作。要协助文书处理部门，采取文书处理工作讲座、开展业务座谈会、立卷归档辅导课等形式，提高文书处理人员的业务水平，这种方式省时省事效果好；四是抓好文书处理工作业务指导。档案工作者自身必须努力学习，钻研文书处理业务知识，掌握和提高操作技能，切实抓好对文书处理工作的业务指导。
（二）档案部门要加强对档案业务指导
档案业务指导是一项具有专业理论性、业务技术性和政策性等综合性很强的特殊工作，因此，在实际工作中必须加强指导工作，做好五个坚持：一是坚持加强业务知识学习和掌握文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、专门档案等专业知识，熟悉党和国家以及业务部门关于文书工作和档案工作的方针政策和法规性文件；二是坚持统一标准、统一要求。档案部门的同志在对机关、企事业单位指导文字立卷归档工作时，必须坚持统一标准、统一要求。对文书立卷的案卷质量标准，在要求、做法等方面做到前后一致，以防止文书立卷归档五花八门，确保案卷质量。三是坚持文书立卷质量检查。要切实履行业务检查、指导和监督的职责，要求各单位按时完成文书立卷归档任务，把好质量关，对不合格的必须重新返工，期整改；四是坚持抓好典型，交流经验，档案部门在指导工作中要采取灵活多样的方法进行工作，根据不同专业、不同门类情况抓好典型，总结推广经验，搞好交流，进行表彰与奖励，树立典型，以调动大家的工作积极性，并热情传授理论知识和实际工作技能，帮助文档人员提高业务水平。五是坚持把握工作环节，提高业务质量。在不断提高档案工作业务水平的同时，必须着眼于档案的高质量、高标准，使档案齐全完整、准确分类、系统编目、科学管理、积极提供利用，热情地为机关、企事业单位和社会各项工作服务。
（三）要强化文书人员和档案人员意识
不断提高他们的档案法律观念、信息观念,效益观念、价值观念。使他们认识到自己工作的成绩,直接关系到档案这一国家的宝贵文化财富能否得以妥善的保护和科学管理;关系到《档案法》能否得以很好地贯彻和执行。增强他们事业心和责任感,树立爱岗敬业,开拓进取精神文书工作是一项专业性很强的工作,做一名合格的文档工作者,应具备高度的政治责任心、政治敏锐性,又要具有崭新知识结构、创新能力,不但应具备文书、档案管理工作及写作、计算机等方面知识,还应根据工作需要,不断学习各类知识,掌握前沿科技信息,熟悉掌握各个领域或动向,社会经济发展趋势,为档案工作的开展打下良好的基础。
四、结语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
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