1.目的
1.1 对体系文件、产品销售国家或地区要求的标准或规则文件、相关方要求实施运行的文件，进行有效的控制，
1.2 确保各部门或岗位或相关方获得和使用的文件为有效版本，
1.3 防止失效作废文件的非预期使用。
1.4 明确文件编写时应注意部门之间、文件之间的边界与接口。
2.适用范围
2.1 适用于公司本程序前款（1.目的）体系涉及的各类手册、程序文件、质量计划(控制计划)、工作指导书（含但不限于此：设备操作类、设备管理类、规范、制度、标准、生产操作类）、记录表格、报告以及技术类文件和外来文件的控制。
3.职责
3.1 本程序由系统督导部制订、管理者代表审核、总经理批准后生效。
3.2 文件批准：
3.2.1 手册文件、程序文件或其它涉及全公司范围的各种文件由总经理批准，
3.2.2 规范/作业/标准书、表格由管理者代表批准，
3.2.3 覆盖范围为全公司的、行政的、人事的各种类型的文件由总经理或董事长批准。
3.3 文件审核：
3.3.1 手册文件、程序文件由管理者代表审核，
3.3.2 规范/作业/标准书、表格由各部门负责人审核，
3.3.3 所有文件均应获得并通过系统督导部的评审，适当时进行审核。
3.3.4 审核时，应充分考虑上下层文件间的边界、接口，以及采用的内容的一致性和协调性。
3.4 文件编号、分发、回收、销毁及管制：文控中心执行。
3.5 文件制订、修订及废止：原制订部门执行。
3.6 外来文件之归档、更换、管理：各使用或接收部门。
4.标准应用与定义
4.1 标准引用
4.1.1 IATF16949:2016(覆盖 ISO9001：2015)标准之条款：7.5.3；
4.1.2 ISO14001:2015 标准之条款：7.5.3；
4.1.3 ISO45001:2018 标准之条款：7.5.3；
4.1.4 QC080000:2017 标准之条款：7.5；
4.1.5 SA8000:2014 标准之条款：9.1。
4.2 定义
4.2.1 手册
依照对应的标准结合本公司实际制定，描述本公司有关于对应标准的纲领性文件（或称指导性文件）；
4.2.1.1 如：
a ATF16949（ISO9001）--编制：QM--质量手册（含汽车）、
b QC080000--编制：HSPM--有害物质管理手册、
c ISO14001--编制：EM--环境手册、
d ISO45001（原 OHSAS18001）--编制：OHSM--职业健康与安全手册、
e SA8000--编制：SAM--社会责任手册、需要时编制 EPM—雇员手册（Employee Manual/Handbook）
f GSV(Global Security VerifICation)/ C-TPAT(Customs-Trade Partnership Against Terrorism) --代表： GSVM--反恐手册（即是：全球安全验证手册或海关-商贸反恐怖联盟手册）。
4.2.1.2 应国家的法律法规，形成手册
a 《中华人民共和国安全生产法》（Production Safety Law of the People's Republic of China）--编制：PSMM（缩 PS）--安全生产管理手册、
b 《中华人民共和国职业病防治法》（Law of the People's Republic of China on the Prevention and Control of Occupational Diseases）--编制：PCODM（缩 OD）—职业病防治管理手册。
4.2.1.3 以上 4.2.1.1~4.2.1.2 的各种手册，当且仅当
a 相关方需要单行手册时，可独立形成单行手册，
b 本公司认为需要单行手册时，可独立形成单行手册，
c 本公司的通用管理手册尚未或未包含特定系统（或标准或法律）时，需要独立形成单行手册。
4.2.1.4 正常情况下，本公司编制通用的管理手册，用于涵盖 4.2.1.1~4.2.1.2 的各种手册，即 MM。
4.2.2 程序文件
4.2.2.1 为进行某项活动或过程所规定的途径，从而形成的文件；
4.2.2.2 途径：在程序文件中应理解为：路径、步骤、先后顺序；
4.2.2.3 作业指导书与程序文件的区别在于：
a 程序文件一定是程序，作业指导书可能是程序（如 SOP、SIP、SSOP）；
b 程序文件源于相关标准条款，作业指导书编制与标准不直接相关联；
4.2.2.4 卫生标准操作程序（SSOP：[Sanitation Standard Operation Procedures]）：主要在食品和药品生产企业及相关行业使用的程序文件；主要控制关键工序和或危害产生的关键控制点，在本条前款使用时划归程序文件进行管理；如本公司产品涉及部分食品安全，不启动对应标准，故纳入作业指导书范畴；
4.2.2.5 鉴于本公司管理体系涉及多标准和相关的国家法律，故对程序文件进行分类
a IATF 体系，使用 COP[顾客导向过程 Customer-Oriented Process]、MP[管理过程
Management Process]、SP[支持过程 Support Process]三种方式，
b 环境健康安全体系，包含：ISO14001、ISO45001、SA8000 和《中华人民共和国消防法》[Fire Prevention Law of The Peoples Republic of China]、《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国职业病防治法》使用EHS[Environmental Health Safety]，
c 社会责任体系，使用 SAP[Social Accountability Procedure]，d 在暂时未进行分类时，使用 OP[Operation Procedure]，注，慎用。
4.2.3 作业指导书
4.2.3.1 为进行某项活动或过程所提供的信息，从而形成的文件；
4.2.3.2 作业指导书一般包含但不限于此：
a 制度，侧重于事务性的管理，如：人力资源管理制度；
b 规范，文件通常具有代表性、广泛性、指导性；如：原材料检验规范，该规范涵盖本公司的全部来料的通用检验标准、该标准为本公司所有来料检验的最低标准，换言之该规范规定了范围；在此基础上将衍生出，例如电子料、结构料的规范或标准；在电子料标准又衍生出，例如线材规范或标准、IC 规范或标准；如此类推，最后衍生出具体品牌、生产厂家、型号规格的唯一标准；
c 标准：本公司将主要涉及到产品质量，指导进行检验、验证、确认的文件称为检验标准；标准应含但不限于此：标准适用范围、检验方法、检验内容、参数或指标、检测检验工具，适当时规定：抽样方案；
d SOP/SIP：标准作业(检验)程序（Standard Operation/Inspection Procedure），将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作；将细节进行量化，就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化；例如采用IE 技术等；
e SSOP：卫生标准操作程序（Sanitation Standard Operation Procedures）的简称，本公司将此类文件归口三级（三阶）文件管理；是食品药品企业为了满足食品药品安全的要求，在卫生环境和加工要求等方面所需实施的具体程序；是食品药品企业明确在食品生产中如何做到清洗、消毒、卫生保持的指导性文件；本公司在公司饭堂管理时使用此格式；
f 操作性：为进行某项活动或过程所提供具有提示、告知、警示信息的文件，如：设备操作、某产品或某岗位的；
g 控制性：为进行某项活动或过程所提供具有要求、标准、时限等信息的文件，如：计量器具校准控制表、设备保养表；
h 技术文件：在产品实现之前编制、设计具有技术指引或技术规范的文件，如：图纸、线路图、技术参数、标准、BOM 等；
j 表格：为证实活动以及活动的符合性而编制的空白格式文件。
4.2.3.3 备注：制度、规范、标准的划分并没有严格区分，仅为了管理文件以及沟通方便；
4.2.3.4 鉴于本公司是多体系运行，故本程序将规定作业指导书的代号及其运用
a [WI]运用在规范类、制度性、操作性、控制性的三级文件，
b [SIP]为品保部编制的文件，品保部应每年对类似、近似的 SIP 进行综合性的评审，如可能，将较多的 SIP 转为 WI 形式，以期减少不断编写 SIP 的工作，[注 1：涉及汽车产品的 SIP，SIP 编写时应清晰、完整描述对特殊特性[含产品的、过程的、安全的]，一经批准发布的 SIP，不得将其转为通用的 WI文件形式，当 SIP 与 WI[或规范性]对同一事项均有描述时，以 SIP 为准。]
c [SOP]为工艺工程师[项目工程师负责，全文同]编制的文件，工艺工程师应每年对类似、近似的 SOP 进行综合性的评审，如可能，将较多的 SOP 转为 WI 形式，以期减少不断编写 SOP 的工作，[注 2：涉及汽车产品的 SOP，SOP 编写时应清晰、完整描述对特殊特性[含产品的、过程的、安全的]，一经批准发布的 SOP，不得将其转为通用的WI 文件形式，当 SOP 与 WI[或规范性]对同一事项均有描述时，以 SOP为准。]
d 为区分品保部的规范性文件，文件编号使用 WI-QA-XXX 的格式；具体格式见下文；
e 职业健康与安全的三级文件使用[OHS]，
f 安全生产的三级文件使用[SP]。
4.2.3.5 各级文件[含作业指导书]层级之文件间的边界与接口图
4.2.4 记录
4.2.4.1 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件；
4.2.4.2 可用于正规化可追溯性活动并为验证、预防措施和纠正措施提供证据；
4.2.4.3 通常记录不需要控制版本；
4.2.4.4 记录通常包含但不限于此：记录、图片、实物、报告等；
4.2.4.5 记录与表格的区别：记录可以提供证据，表格为记录提供格式指引；
4.2.4.6 如未按规定的表格编码规则进行编码时，是该表格暂未或暂难进行归类；系统督导部应每年评审该表格是否可以归类，从而重新编码。
4.2.5 外来文件
涉及并与本公司整个经营活动相关联，而应具备的法律法规、标准、国际标准、销售地国家或地区的法律法规（标准、要求）、客户要求等；外来文件严格意义不属于三级文件。
5.程序
5.1 文件管制作业流程图(附件一)
5.2 管理体系权责矩阵图之权责划分
5.3 文件格式之规定
5.3.1 左表头公司名称：中文（黑体小四号或适合字号、加粗）、英文（Times New Roman、五号或适合字号、加粗）；文件类型名称：（华文）魏碑、二号、加粗；
5.3.2 右文件编号、版本、页码：Times New Roman、四号~小五号、加粗；
5.3.3 文件名：隶体、二号、加粗；制定部门、生效日期：黑体、四号字、加粗；
5.3.4 制定/日期、审核/日期、批准/日期：黑体、四号字；
5.3.5 修订履历：黑体、三号字；“序号/修改日期/修改内容/版本/修订/审核/批准”楷体GB2312、五号字；填写内容，字体字号不限；
5.3.6 二级文件内容格式
5.3.6.1 文件内容
一、目的
二、适用范围
三、权责
四、标准应用与定义
五、作业内容
六、相关文件
七、相关表格
5.3.6.2 文件内容字体：楷体 GB2312 Times New Roman、小四号字；
a 一级文件格式，见下（省略）
5.4 文件审核为三级确认：编制(类似)→确认(类似)→承认(类似)。
5.5 部门代码
5.6 文件引用的规定：表格用【】、文件引用的文件用《》、无法区分文件用“”。
5.7 文件编码：各类文件之制订、修订均需由拟案部门依文件编码编号管理。
5.7.1 管理手册编码原则为：
5.7.2 程序文件编码原则为：
5.7.2.1 质量管理体系（含汽车）以及其它管理体系业已按照 IATF 管理模式进行管理的过程，按下规则
5.7.2.2 环境健康安全体系，未按 5.7.2.1 管理模式时，使用 EHS，按下规则
5.7.2.3 社会责任体系，未按 5.7.2.1 管理模式时，使用 SAP，按下规则
5.7.2.4 在暂时未进行分类，且未使用 5.7.2.1~5.7.2.3 规则时，使用 OP，按下规则
5.7.3 标准类(指导)文件编码的原则为：
5.7.4 管理表格编码的原则为：
5.7.4.1 质量管理体系（含汽车）以及其它管理体系业已按照 IATF 管理模式进行管理的过程，按下规则
5.7.4.2 未按 5.7.4.1 规定的表格编码规则进行编码时，是该表格暂未或暂难进行归类，按下规则
5.7.5 外来文件编号原则为：
注：如 ISO9001 之标准条文或原厂提供之操作手册，在该文件封面上加盖“外来文件”章予以编号。
5.7.6 文控中心对各部门/部门之文件编号应以 RF-SP01-01-01【文件管制总览表】列表管制，不得有重复或误用之情形。
5.8 版本/修订状态
5.8.1 第一次制订之原版以 A/0 表示，A 版第一次修订以 A/1 表示，依此类推，修订到A/5 时，版本升级到 B 版，以此类推，第 C 版…等；
5.8.2 鉴于本公司管理体系运行时间较长，凡任何新增文件均默认从 C.0 起计，凡第一次修改时，版本与修改号记为 C.1。
5.9 文件制订、修订、废止作业
5.9.1 文件制订：所有文件依管理体系权责矩阵图 5.2 之权责划分，由权责部门拟案后并填写 RF-SP01-01-03【文件制订/修订/补发/废止申请表】，并由拟案部门知会相关部门会审，无异议后由相关人员审批，批准后的文件交给系统督导部；
5.9.2 所有文件在批准、颁布发行等各阶段，若有异议时须及时退回原制订部门/部门修改之，必要时召开临时审查小组会议修订之；
5.9.3 需修改或增订时由发行部门或起草者填写【文件制订/修订/补发/废止申请表】，提出修订原因交原制订部门研议修改之，由原制订部门依规定执行审核；
5.9.3-补充；允许文件临时手写修改，但必须：修改文字清晰、可读、有修改人[承担修改引发的责任]、有修改日期、有有效日期[有效日期总时间不得超过 30 天，手写修改当且仅当仅可一次]，应加盖“临时文件”章；工程资料的临时变更或修改，执行SP01-03《工程资料控制程序》之 5.7。
5.9.4 文件之废止作业：文件废止之申请、批准、颁布等作业同 5.9.3 (文件之修订作业)，但文件废止后，原文件编号不可再重复使用；
5.9.5 四阶表格若因实际需要，而必须在前一版未用完时，即再修订新版时，对前一版已印好之表格，在不影响质量之前提下以 RF-MP01-02-01【联络函】事先通知相关部门，得以使用至完为止；
5.9.6 对于专用文件，其文件有特殊管制方式时必须特别说明；
5.9.7 如客户有联络修订之标准，接到联络后需在六个工作日内修订完毕，如有特殊再据实情作以修订。
5.10 文件分发、回收作业
5.10.1 经批准之文件，系统督导部按分发部门复印分数，加盖“受控文件”章，并填写【文件分发回收记录表】，发给相关部门，收文部门要在【文件分发回收记录表】签收；
5.10.2 修订及废止时，须由系统督导部依原分发部门回收所有作废文件，回收时注意数量及内容之完整性，并记录到【文件分发回收记录表】上，对回收的作废文件盖“作废”章后，可以销毁或做二次使用；系统督导部的作废文件加盖“作废”章进行保留；
5.10.2-补充；鉴于管理系统文件涉及标准和法律法规较多，“管理手册”和“程序文件”，纸介质文件当且仅当打印复制共 4 套，发放对象：系统督导部（原件），总经理、商务部、品保部各一套复制文件；其他部门一一通知并确认后，在公司共享处，查阅使用电子媒体的文件；
5.10.2.1 “管理手册”和“程序文件”除总经理、商务部、品保部外，其它主要责任部门，可直接向系统督导部索取有效版本；
5.10.2.2 相关“程序文件”修订后，系统督导部应向 5.10.2.1 所指且索取过的“其它主要责任部门”发放纸介质的“程序文件”；
5.10.2.3 所有表格，均不对任何部门发布纸介质的表格，当且仅当发布电子格式在公司共享处；表格修改、新增时应第一时间发布在公司共享处；新增、重大修改、重要的表格，系统督导部将对主要使用部门一一通知。
5.10.3 文件之修订及废止，经批准后，若作废文件有暂时沿用需求时，在 RF-SP01-01-02【文件分发回收记录表】上说明，待文件失效时再收回销毁之；
5.10.4 部门或现场使用的文件发现缺页、破损、字迹模糊等缺陷，使用部门应填写【文件制订/修订/补发/废止申请表】向系统督导部申请补发，不得借其它部门之文件以复印方式自行复印，系统督导部对于破损、字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业并销毁之；
5.10.5 对外文件之分发，要盖“参考文件”章，由对外发放的接收部门签收，作废之文件则不予回收；
5.10.6 外来文件的控制
5.10.6.1 外来文件的编号见【文件编号管理办法】；
5.10.6.2 外来文件中的国际/国家/行业标准和来自供方等相关方的要求，可作参照使用的文件，需经管理者代表或总经理批准后方可使用；批准日期即为生效日期；
5.10.6.3 研发部需每六个月与标准化行政管理部门联系一次，以跟踪国际/国家/行业标准的最新变化；
5.10.6.4 外来文件的编制、批准参照本文“5.7.5”执行；其中来自顾客的文件需发至供方或其他相关方时，需事先征得顾客的同意；
5.10.6.5 外来文件的收回、作废和销毁参照本文“5.10”执行；其中来自顾客的文件原件需销毁时，应事先征得顾客的同意；
5.10.6.6 确保所有客户之标准及其变更，由签收部门在六个工作日内适时的完成审查批准，交系统督导部加盖“外来文件”章，并记录到 RF-SP01-01-04【外来文件管制表】；
5.10.6.7 外来文件及资料由系统督导部统一分发，分发时须盖“受控文件”章，并注明编号、版次及发行日期，并登录【文件分发回收记录表】上；
5.10.7 因《管理手册》MM/0.6【手册管理办法】之 5.5.3 所述，而导致的整套文件系统的升级换版；如果某文件的全部内容除“生效日期”、“修订状态”需要变化外，其它内容完全没有修改时，则该文件的原修订状态的文件可以继续使用，但系统督导部必须知会该文件相关人员，与此同时应在 RF-SP01-01-01【文件管制总览表】上记录相关情况，要求文件受用人在该表上签名，以视为已经发放；直至该文件修改（修改状态加一级）时才回收原文件。
5.11 文件保存作业
5.11.1 各受文部门对系统督导部所发出的文件和记录须保持整洁，不得随意修改、批示，如发现文件有缺页、破损、字迹模糊或日久页面发黄等，经系统督导部审核无误后补发；
5.11.2 盖有发行章的受控文件不可私自影印；
5.11.3 现场相关的文件，应置于作业场所。
5.12 表格的控制
5.12.1 表格的格式不作硬性的统一的规定；
5.12.2 但，表格必须至少包含以下内容：公司名称、文件编号、版本修订状态、编制、批准、生效日期等；
5.12.3 印刷、印制表格
5.12.3.1 印刷、印制表格时，应以该表格使用时间不超过 1 年为宜；最佳为半年，便以在表格修改时，不至于积压过多；
5.12.3.2 考虑到本公司的管理体系属扩建体系，在体系建立之前或多或少存在较为大量的表格；如果旧表格与受控表格在主要内容上一致时，可以继续使用，直至使用完毕。
5.12.3.3 任何需要进行批量印刷的表格，必须经过系统督导部批准，且表格格式由系统督导部发布为准。
5.13 文件的评审
5.13.1 在通过第三方审核机构后，每年至少一次对管理体系的全部文件进行评审；
5.13.2 在管理者代表的领导下，由系统督导部组织相关部门或人员进行文件评审；
5.13.3 评审的内容主要包括如下：与标准的符合性、一致性，与本组织的实际情况的适用性、有效性；
5.13.4 如评审结果发现在与标准的符合性、一致性，与本组织的实际情况的适用性、有效性方面存在不足之处，应对相关文件进行修改；
5.13.5 文件的评审必须在【管理评审报告】作相应的记录。
6.相关文件
6.1 《记录控制程序》
7.记录
RF-SP01-01-01 文件管制总览表
RF-SP01-01-02 文件分发回收记录表
RF-SP01-01-03 文件制订修订补发废止申请表
RF-SP01-01-04 外来文件管制表
RF-MP01-02-01 联络函
RF-MP01-02-01 联络函
附件一：文件管制作业流程
