多可档案管理系统增加了档案管理这个组，有的用户就误以为必须把企业的部门建立在这个档案管理组下才能进行档案管理。
其实不是的。你既可以
（方式一）把部门以文件夹的形式建立在“档案管理”这个组下，
也能和文档管理系统里那样，
（方式二）为部门建立单独的组。
“部门以文件夹的形式建立在“档案管理”这个组下”是什么意思呢？因为“档案管理”是一个很特殊的组，无法在组下建立子组。所以如果你有很多部门，就无法在“档案管理”组下建立子组，而只能给每个部门建立自己的文件夹。
“为部门建立单独的组”就很好理解了。就是在“组权限管理”里，按照企业部门设置，为每个部门都设立为组。
这两种方式都是可以的，不过我更建议你使用第二种方式，也就是为部门单独设组。
这样做优点是：前期操作步骤少，后期方便授权管理。
采用第二种方式，你只需要做两件事：
- 做组授权，也就是把成员分别归入各自所属的部门（组）里，再用组授权方式来给组员设置不同的权限；
- 如果组员里有可以接触档案的人员，则在档案授权里做档案授权就行了。
如果采用第一种方式，则要做三件事，其中最重要的是第一件事：
- 取消“档案管理”组的默认授权；
- 做文件夹授权。也就是建立多个部门文件夹，要用文件夹授权方式来给成员授权）；
- 给接触档案的人员做档案授权。
对比下来，很明显选第二种方式要省事。
而且第一种方式一定一定一定不能错过第一步，也就是取消档案管理组的默认授权。因为这个组确实很特殊，它默认就对全部注册用户都开放所有权限。只要是系统的注册用户，默认状态下，就会对档案管理组拥有“文件夹列表、文件列表、文件预览、文件上传、文件下载、文件修改”这些权限。
那我们在该组下建立了文件夹后，如果不取消默认权限的话，按照多可系统的权限继承机制，其下所有文件夹就会自动继承默认权限。这样一来，用户只要注册到系统里了，无需你授权，他就能不止能看，也能修改、下载、删除这个组里的全部文件了，这当然包括组下其他部门的文件了。
所以，如果你一定要采用方式一来管理档案，并且会有多名成员来登录、使用这个系统，那一定要记得先取消档案组的默认权限。
那么这么吓人的档案管理组默认权限到底怎么取消呢？
这个操作需要你用系统管理员身份登录，在“系统功能管理”页里执行。
操作方法非常简单：
1、找到页面下方“权限管理”区里这一部分；
2、点击“任意设置权限”；
3、在弹出框里去掉所有勾勾，然后按“修改”；
4、就改好了。
上面的操作步骤，可看看这个gif图：
关于取消默认授权的操作，要注意两点：
- 这个修改完成后马上就会生效，无需重启多可服务。
- 千万千万千万不要按“默认授权”。这不是一个链接，而是一个按键。只要轻轻一按，立马恢复档案管理组的所有默认权限，也就是你在上面操作里去掉的那些勾勾，就都回来了，用户们又都对组下的所有文件有全部权限了。所以千万不要随便按这个“默认授权”键啊。
万一不小心按了怎么办？
第一时间发现，第一时间改回来。
如果想避免这种万一、不小心，我建议你还是采用第二种方式，给部门建组，把部门都放在档案组外面吧。档案组就放些全员都能看的档案资料就好了。
