信息系统的必要性有目共睹，也是提高办公速度和效率的最佳选择。《2017年OA系统选型侧重点分享》中，笔者从OA的品牌、移动性、连接属性等方面与大家探讨了选择的要点。作为协同办公工具，OA的易用性不容小觑，已经成为很多成熟产品的标配项目之一。国内一些协同办公厂商表示，只有真正满足用户的功能需求，协同办公系统才能顺利融入企业，关注用户的体验需求才真正好用。
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越来越多的公司要求系统有更高的可用性。一是企业信息化希望员工参与甚至包括领导，但有些公司员工层次跨度大，比如年龄，这是不可避免的问题，导致计算机技能的差异，所以接受新事物的速度和对新事物的理解也不同；第二，系统易用性影响公司的培训成本。这包括时间、人工、硬件、财务成本等等。由于系统操作复杂，许多企业已经终止了该项目。
随着企业对系统易用性的要求越来越高，协同办公系统的易学、易懂、易操作成为CIO在选型时必须关注的重点。
1.OA系统的轻松学习习惯
好的软件必须易于学习和使用。它可以让人一目了然地进入操作界面，快速找到一些功能完成操作。大部分系统指令都是开发专业人员编写的，很多技术术语并不能被每个用户理解和消化，容易导致用户无法理解的情况。其次，易用的协同办公系统可以在短时间内完成安装、初始设置、用户输入等权限的打开，降低了管理员日后工作的重复率，为企业节省了学习成本。
2.办公自动化系统的可理解性
这里我想说的是初步了解，产品介绍，信息等等。目前很多厂家过度包装自己的产品，使得产品时尚、前卫、高端等。让用户不知所措和迷茫。然而，最简单的语言解释是尊重真实产品。产品信息应该是最简洁的文字，让用户了解产品。接下来是功能和图标的描述。系统功能名称和图标要让用户容易理解，不能模棱两可，简单明了，更不要让用户猜测它的真实功能。
3.办公自动化系统的可操作性
这里主要体现为UI设计合理，操作简单，交互界面友好。最好让员工简单培训后就开始，不要依赖操作手册和说明书。同时，协同办公系统的功能越来越细化，运行效率最大化。通过尽可能减少操作页数，简化工作流程，不断提高可操作性，可以提高企业的工作效率，节约人力成本。在过程中，过程定义以图形化和拖放的方式进行，过程建模直观简洁。在具体操作中，争取最简单的流程和步骤，在一个界面完成整个操作。
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协同办公系统的创建是为了让复杂的传统纸质办公变得简单、方便、快捷，也就是说，操作简单的软件才能真正成为高效的助手。因此，系统易用性的重要性变得越来越重要，也成为首席信息官在选择模型时要考虑的要点。