本文作者：陈月婷律师
审核：王舒琪律师
实践中双方买卖交易多订单形式，合同签署时并不确定具体交易数量、总金额，往往以实际订单、送货数量来结算最后的货款，这是一种灵活的商业形式。甚至部分企业不签署合同，直接按订单送货，双方最后按送货单来结算。即使合同有所约定，也可能出现实际履行数量、金额与合同不符的情况，从而以实际结算为准。
因此，从买卖合同诉讼纠纷案例中，需要提请企业注意对账的重要性，对账作为结算的基石，对于回款具有决定性作用。
背景：
2010年3月，被告B公司与第三人C公司签订租赁合同，C公司租用B公司四层作为住所。租赁期限自2010年4月1日至2013年3月31日。林金察系第三人C公司的法定代表人。
2010年5月开始，林金察与原告A公司联系开展业务往来，林金察与原告A公司的业务员口头约定由原告A公司供应塑料托盘。原告A公司陆续供货后，按月与林金察进行结算，并按月开具以被告B公司为购货单位的增值税专用发票。
2011年3月22日，原告A公司制作客户抬头为被告B公司的对账单，林金察签字确认对账单上的内容:2010年5月至2011年3月间，A公司供货总额为56809.5元。
2010年5月至2011年3月，原告A公司按月开具以被告B公司为购货单位的增值税专用发票共8份，发票金额共计56809.5元。上述增值税专用发票由林金察签收，林金察再交付给被告B公司。被告B公司接收上述发票后进行了抵扣使用。被告B公司通过中国农业银行账户转账支付给原告A公司三笔货款，其中2010年10月11日转账8150元，2010年12月7日转账7154元，2011年3月8日转账9104.5元，转账事由均注明为货款。
原告起诉：
林金察以被告B公司的名义联系原告A公司开展业务往来，双方口头约定价格，并采取月结方式结算货款。自2010年5月起，原、被告双方陆续发生塑料托盘供销业务往来。
原告出具《对账单》，被告确认当月货款金额并支付款项。被告应支付货款合计56809.5元。被告分别于2010年10月11日转账支付货款8150元，2010年12月7日转账支付货款7154元，2011年3月8日转账支付货款9104.5元，尚欠原告货款共计32401元。
原告多次向被告催款未果，为维护原告的合法权益，故诉至法院请求判令被告B公司偿还原告A公司货款32401元及逾期付款违约金。
被告抗辩：
(1)原、被告之间不存在买卖合同关系，双方互不负权利义务。
林金察系租赁被告厂房的第三人C公司的法定代表人，林金察与原告发生的交易不能代表被告。
(2)银行汇款单是被告受第三人C公司委托代为支付货款，以此款项抵消被告欠第三人C公司的其他款项。
这并不能说明被告与原告产生买卖合同关系。请求驳回原告的诉讼请求。
第三人确认：
第三人C公司确认涉案的业务是原告与其发生的。
因为C公司租用被告的厂房使用，并且被告在业务中对C公司有欠款。原告A公司在和C公司发生交易往来后，基于被告B公司对C公司的欠款，C公司就委托被告向原告付款。
在对账单上签名的确实是C公司的法定代表人林金察，和原告发生交易往来的也是C公司。对账单上的金额没错。
当时C公司与原告发生交易往来的时候就是约定由被告付款，所以由原告出具了相应客户抬头为被告的增值税发票。
因本案中原告是开具发票给被告、被告付款，所以原告制作了被告抬头的对账单，但对账单又是由第三人公司法定代表人签字。
经过审理，对于林金察与原告A公司口头订立塑料托盘买卖协议并实际履行的事实各方没有争议。
那么林金察在对账单上签字的法律效力法院如何认定？
首先，原告A公司制作的对账单，客户名称为B公司，联系人为林经理，林金察在该份对账单签字确认，对账单显示林金察系以被告B公司的名义与A公司对账;
其次，A公司自供应货物给林金察以来，共收到三笔货款，均由被告B公司支付，且被告B公司付款备注事由均注明为货款;
再次，被告B公司接受了原告A公司开具的与对账单相对应的八份增值税专用发票，并进行了抵扣认证。
虽然林金察不是被告B公司的人员，但是林金察与被告B公司的上述行为结合，足以让原告A公司有理由相信林金察有权代理被告B公司。
最终法院认为：
法院认定其系表见代理行为，最后也支持了原告的诉讼请求，判决被告B公司支付货款。
第三人C公司自认应承担付款责任，该自认行为不能对抗原告A公司，但被告B公司承担责任后，可以另案向第三人C公司追偿。
上述案例中，从规避诉讼的风险的角度来说，三方对于对账单都缺乏严谨态度。那么对账究竟如何处理才能最大程度保护自身利益呢？
一、真正做到每月固定对账
实践中大家也多是约定每月对账，符合会计习惯和资金配给，但是否真正做到这一点取决于管理上的问题，特别是在客户出现拖款的情况时，要更加注重对账。具体时间可以依双方交易习惯，但这一环节必不可少。
并且，在一些并没有书面合同，仅口头约定的合作中，对账单更是非常重要的证明双方交易事实以及金额的证据材料。
二、对账对象要厘清，盖章签字应有效
比如上述案例中，虽然最后法院支持了原告的诉讼请求，但原告同样存在诉讼风险：对账单没有要求被告公司盖章，对于林金察的身份没有做授权提供要求。
对于原告来说，既然是和被告公司在交易，开票、付款都是被告公司，应当是要求被告公司在对账单上盖章才为稳妥。
当然，实践中往往很多时候做不到公司盖章，但是，如果个人签字的，应当要求交易相对方提供书面授权个人进行对账确认的权限，即个人签字可以代表公司认可。
对账单的确认应当要求对方公司盖章；个人签字的，必须提供书面授权，否则在诉讼中可能就需要通过整个证据链来侧面证明，会存在较多风险漏洞。
三、注意对账单书面留存
现在微信使用发达导致许多企业对接人之间可能对账单只是拍照发送，而不再和传统一样纸质送达。
但最优选的方式，依然还是书面纸质盖章后原件留存，如果确实要通过电子方式的，建议如下：
（一）向合同约定的指定邮箱发送邮件，对方盖章后同样以邮件回复确认。
（二）通过微信的，要注意对方人员身份授权以及手机内存足以保存至少两三年的记录，更换手机的要做聊天记录迁移。
商事交易中，对账单是实际履行的数据体现，对账也是企业能够通过有效管理能够做到完善的环节，希望大家看到自己缺漏部分及时弥补。
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