在企业的日常办公过程中,接触到的办公用品有很多。当采购采回办公用品后,如何有效地管理这些办公用品,让行政人员非常头疼。
通过简道云可以快速搭建出一个办公用品管理系统,领导可以实时查看到办公用品统计报表,需要申领物品的小伙伴也可以方便地提交流程了。
1、系统结构整个系统共包括以下四个部分:基础设置、填报、计算、查询。
2、基础设置
基础设置中,有一张名为办公用品信息的表单,主要作用有2个:
①存储物品明细数据
②作为基数数据库,在其他表单中通过数据联动等功能直接调用这些信息
数据来源既可以通过手动新建,也可以直接将本地excel数据导入到表单中。
3、填报
在简道云中,数据填报是通过表单实现的。该部分共包含3张表单:办公用品采购、领用和归还。
1)办公用品采购:记录每次采购明细
采购时间为日期字段,将默认值设置为填写当天后,打开表单自动获取当天日期,无需选择。
每次采购可能都不止一种物品,所以采购明细使用了子表单,支持添加多条记录。子表单中包含了多个字段,其中:
- 分类为下拉框,选项设置了关联其他表单数据,关联办公用品采购表单中的物品分类数据;
- 名称和单位都设置了数据联动。名称的选项会根据分类的值自动改变。即:填写时选择分类后,名称中的选项自动变成该分类下的物品名称。而单位则是根据名称联动得到,由于名称对应的单位是唯一的,所以单位使用的是单行文本字段,选择名称后自动填充单位;
- 库存数量为数字字段,通过数据联动功能,调用聚合表中的库存计算结果,自动显示该物品的当前库存;
- 采购总额则是通过公式自动计算得到。
2)办公用品领用:记录每次领用明细
- 领用人是成员字段,默认值为当前用户;
- 部门是部门字段,默认值为当前用户所在部门。
使用时,打开表单,这两个字段便能自动获取当前成员在简道云通讯录中的姓名和部门。
3)办公用品归还:记录每次归还明细
办公用品归还表单主要由两部分构成:领用明细和归还明细。其中, 领用明细包括领用时间和领用详情:
- 领用时间使用的字段类型为关联数据,通过关联条件,填写表单时点击选择数据,自动显示当前归还人的每次领用时间。
- 领用详情使用的字段类型为关联查询,通过关联条件,填写表单时根据归还人、部门和领用时间三个字段的值,自动查询并返回办公用品领用表单中的对应记录。
物品的借用和归还,涉及到库存数量计算问题。在简道云中,利用聚合表来实时统计库存情况,防止出现负库存。
将三张表单通过共有字段分类、名称、单位关联起来,作为聚合表的行表头。指标中添加公式,计算库存。库存公式如下:
通过添加校验条件,防止出现负库存。在填写领用表单时,如果领用数量超过当前库存,则无法提交。
5、查询
查询的部分由4张报表构成,分别用来查询采购记录、领用记录、归还记录和库存。
1)采购记录查询
2)领用记录查询
3)归还记录查询
4)库存查询
除了柱形图外,其他几张报表类型都是数据表。下面通过介绍库存查询来帮助大家了解下数据表的制作方法:
- 从设计页面左侧选择数据表,拖拽到页面中央后松开;
- 点击数据来源,选择库存计算这张聚合表;
- 点击 号,选择聚合表中的字段,添加到数据表中;
- 点击保存按钮。
- 进入表单填写数据:
- 库存不足,无法提交领用数据:
- 查看报表数据:
本教程来自简道云-帮助中心,进入查看更多。
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